Az ügyvitelszervezés az informatikai rendszertervezést megelőző, a teljes fejlesztést megalapozó és meghatározó szakasz, melynek során

• felmérjük az alkalmazással támogatni kívánt helyzetet (szervezet, folyamatok, felelősségek, résztvevők, informatikai rendszerek, jogi és egyéb szabályozási környezet, hibák és kivételek, valamint azok kezelése, stb.),
• a jelenlegi helyzetet, annak erősségeit, gyengeségeit, a működés esetleges problémáit elemezzük és ez alapján meghatározzuk, javaslatot teszünk a szükséges igazgatási, ügyviteli változtatásokra,
• a javaslatok alapján meghozott vezetői döntéseknek megfelelően részleteiben megtervezzük az alkalmazás bevezetését követő állapotot, ügymenetet, felelősségeket, hatásköröket, a kialakításra kerülő informatikai rendszer nagyvonalú működését, a szükséges inputokat és outputokat (bizonylatok, dokumentumok, adatok).

Az ügyvitelszervezés során figyelembe vesszük a már meghatározott megrendelői követelményeket, vagy ennek hiányában – a szervezési tevékenység megkezdése előtt – meghatározzuk azokat.