Az OrganI - Iratkezelő alkalmazásunk módszereiben és az informatikai támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend megvalósítását teszi lehetővé. Támogatja az iratkezelési, iktatási feladatok teljes vertikumát az érkeztetéstől a selejtezésig, átfogja minden egyes szervezeti egység, intézmény iratkezelési tevékenységét, központosított, osztott vagy vegyes iratkezelési rend megvalósítását. Segíti a nagytömegű iratok feldolgozását, lehetőséget teremt a papír nélküli ügyintézés megvalósításához.
Érkező küldemények kezelése
A különböző küldeményeket (levél, fax, e-mail, elektronikus beadvány) az érkeztető funkció tartja nyilván átvételüktől beiktatásukig. Támogatja az egyes kezelési műveleteket (átvétel, téves címzés, értékek, borítékok, hiányosságok ellenőrzése, kezelése, biztonsági vizsgálat, felbontás, irányítás, elektronikus dokumentum csatolása, stb.), rögzíti eseményeit, végrehajtóit és időpontjait.

(Ügy)iratok iktatása, nyilvántartása

Több mint száz különféle adatot tud egy-egy ügyről, melyekre lekérdezési lehetőséget biztosít. Az adatokról több mint 30 különböző szempontok szerinti statisztika, lista is készíthető. A rendszer mutatóiban tovább részletezhetők az ügyintézésben érintett személyek, gépjárművek, okmányok. Az egyes ügyiratokon belül ügyiratdarabokat, iratokat, iratpéldányokat és mellékleteket találunk.
Vezetői feladatok támogatása
A vezetők saját gépükön végezhetik el a szignálást, határozhatják meg az ügyintézéssel, iratkezeléssel kapcsolatos feladatokat, határidőket, nyomon követhetik a végrehajtás állását, tehát közvetlen ellenőrzést, irányítást gyakorolhatnak a rendszeren keresztül.

Felelősök, határidők nyilvántartása

Nyilvántartja az ügyintézésre kijelölt főés részfelelősöket, a kapcsolódó határidőket, utasításokat (észrevételeket, megjegyzéseket). Az iratok átadásáról a munkanaplók vezetését kiváltandó átadókönyv készül. Az egyes iratkezelési műveletekről és határidőkről a rendszer e-mailt és üzenetet továbbít.

Hatósági ügyek követése

Megkülönböztetetten kezeli a Ket. által szabályozott hatósági ügyintézést. Rögzíti az egyes eljárási eseményeket (ügyindítás, -zárás, szüneteltetés, hoszszabbítás, felfüggesztés) és azok időpontjait, elvégzi határidőinek számítását, figyelését, naplózza kezelőit. A hatósági statisztika elkészítéséhez támogatja az adatlapok rögzítését, ellenőrzését, nyomtatását, előállítja a statisztikát, s elektronikus változatát.

Expediálás, postázás

Rögzíti a továbbítási utasításokat, borítékot és tértivevényt nyomtat, elkészíti a küldés módjának megfelelő papíralapú és elektronikus postakönyveket (átadókönyv, postaküldemények feladójegyzéke, futárjegyzék stb.). Támogatja az elektronikus dokumentumküldést (fax, e-mail). Nyilvántartja a postázással, kézbesítéssel kapcsolatos adatokat, határidőket, és információkat szolgáltat arról.

Elektronikus iratkezelés

Az elektronikus aláírás törvényi szabályozását követően egyre csökken a papír alapú iratok száma, miközben gyarapodik az elektronikus formátumúaké. Az OrganI ennek a tendenciának megfelelve támogatja az elektronikus dokumentumok kezelését (csatolását, módosítását, lekérdezését, aláírását és ellenőrzését).

Irattározás

Nyilvántartja az irattárba helyezések időpontját, az ügyirat helyét. Biztosítja különbző irattárak (operatív, központi) használatát, alkalmas többfajta irattári nyilvántartási rend egyidejű kezelésére. Kezeli a kölcsönzéseket. Támogatja az ügyiratok megőrzési idejének felülvizsgálatát, a felülvizsgálat során megállapított határidők további kezelését. Az irattári terv alapján előkészíti és kiszolgálja a selejtezéseket és levéltárazásokat.

Rendszerkapcsolatok

Közös jogosultságaival, nyilvántartásaival, képernyőivel, funkcióival és kezelésmódjával szerves egységben működik a hatósági (gyám-, építésügy, működési engedélyek, stb.) rendszerekkel. Speciális funkcióján keresztül biztosítja az ÖNKADÓ rendszerben keletkezett nagytömegű iratok közvetlen nyilvántartásba vételét, s további kezelését.