Az OrganI iratkezelő alkalmazásunk módszereiben és az informatikai támogatás szintjén is egységes, áttekinthető iratkezelési rend megvalósítását teszi lehetővé. Támogatja az iratkezelési feladatok teljes vertikumát (érkeztetés, iratirányítás, átadás-átvétel, előzménykezelés, szignálás, iktatás, kimenő küldemények kezelése, irattárazás, selejtezés stb.), átfogja minden egyes szervezeti egység iratkezelési tevékenységét.

Érkező küldemények kezelése

A különböző küldeményeket (levél, fax, e-mail, elektronikus beadvány) az érkeztető funkció tartja nyilván átvételüktől beiktatásukig. Támogatja az egyes kezelési műveleteket (átvétel, téves címzés, értékek, borítékok, hiányosságok ellenőrzése, kezelése, biztonsági vizsgálat, felbontás, irányítás, elektronikus dokumentum csatolása stb.), rögzíti eseményeit, végrehajtóit és időpontjait.

(Ügy)iratok, küldemények nyilvántartása

Közel kétszáz különféle adatot tud egy-egy ügyről, melyekre lekérdezési lehetőséget biztosít. Az adatokról több mint 30 különböző szempontok szerinti statisztika, lista is készíthető. A rendszer mutatóiban tovább részletezhetők az ügyintézésben érintett személyek, okmányok stb. Az egyes ügyiratokon belül ügyiratdarabokat, iratokat, iratpéldányokat és mellékleteket találunk.

Vezetői feladatok támogatása

A vezetők saját gépükön végezhetik el a szignálást, határozhatják meg az ügyintézéssel, iratkezeléssel kapcsolatos feladatokat, határidőket, nyomon követhetik a végrehajtás állását, ezzel közvetlen ellenőrzést, irányítást gyakorolhatnak a rendszeren keresztül.

Felelősök, határidők nyilvántartása

Nyilvántartja az ügyintézésre kijelölt fő- és részfelelősöket, a kapcsolódó határidőket, utasításokat (észrevételeket, megjegyzéseket). Az iratok átadásáról a munkanaplók vezetését kiváltandó átadókönyv készül. Az egyes iratkezelési műveletekről és határidőkről az OrganI rendszerüzenetet, e-mailt továbbít, feladat- és határidőnyilvántartást kezel.

Hatósági ügyek követése

Megkülönböztetetten kezeli az Ákr. által szabályozott hatósági ügyintézést. Rögzíti az egyes eljárási eseményeket (ügyindítás, -zárás, szüneteltetés, hosszabbítás, felfüggesztés) és azok időpontjait, elvégzi határidőinek számítását, figyelését, naplózza kezelőit.

Expediálás, postázás

Rögzíti a továbbítási utasításokat, borítékot és tértivevényt nyomtat, elkészíti a küldés módjának megfelelő papíralapú és elektronikus postakönyveket (átadókönyv, postaküldemények feladójegyzéke, futárjegyzék stb.). Támogatja az elektronikus dokumentumküldést (biztonságos elektronikus szolgáltatás, fax, e-mail). Nyilvántartja a postázással, kézbesítéssel kapcsolatos adatokat, dokumentumokat (feladási, letöltési és meghiúsulási igazolások), határidőket, és információkat szolgáltat arról.

Elektronikus iratkezelés

Az elektronikus iratkezelés szabályozásai mentén egyre csökken a papír alapú iratok száma, miközben gyarapodik az elektronikus formátumúaké. Az OrganI ennek a tendenciának megfelelve támogatja az elektronikus dokumentumok kezelését (érkeztetését és továbbítását, csatolását, módosítását, lekérdezését, aláírását és ellenőrzését).

Irattárazás

Nyilvántartja az irattárba helyezések időpontját, az ügyirat helyét. Biztosítja különböző irattárak (operatív, központi), irattári helyek használatát, alkalmas többfajta irattári nyilvántartási rend egyidejű kezelésére. Kezeli a kölcsönzéseket. Támogatja az ügyiratok megőrzési idejének felülvizsgálatát, a felülvizsgálat során megállapított határidők további kezelését. Az irattári terv alapján előkészíti és kiszolgálja a selejtezéseket és levéltárazásokat.

Minősített adatok kezelése

Az OrganI minősített adatkezelése megfelel a hivatkozott jogszabályokban előírt biztonsági követelményeknek. Az iktatott iratok minősítését a rendszer önálló funkciója támogatja. A minősítésre vonatkozó adatok részletes nyilvántartása iratonként kezelhető. Az egyes minősítéseknek megfelelően a rendszer nyilvántartja azok érvényességi idejét, támogatja felülvizsgálatát.